リーガルテック株式会社（東京都港区、代表取締役社長：平井 智之）は、リーガルテックVDR導入企業向けに、金融・ファンド業界における取締役会・投資委員会・株主向け資料共有に対応した「重要会議資料管理テンプレート」の提供を開始しました。

本テンプレートは、金融機関・ファンド運営会社において発生する、取締役会資料・投資委員会資料・LP（リミテッドパートナー）向け報告資料・監査資料などの機密情報を、関係者ごとに適切に分類・配布・管理するための実務上の整理フレームです。

資料の配布範囲・閲覧権限・版管理・配布記録の統制が求められる金融・ファンド業界において、重要会議に関わる資料管理の実務課題を体系的に支援することを目的として提供しています。

【重要会議資料管理テンプレートの主な内容】

本テンプレートでは、金融・ファンド業界における重要会議資料の管理業務を支援するため、以下の内容を整理しています。

•資料分類：取締役会資料、投資委員会資料、LP向け報告資料、監査資料、財務資料などを用途別に分類。
•権限設計：取締役、社外取締役、監査役、LP、外部顧問、監査法人など、関係者ごとに閲覧範囲を設定。
•版管理：修正版・最終版・配布版を区分し、資料の更新履歴や差分を管理。
•閲覧範囲管理：会議の種類や開催フェーズに応じて、資料の開示対象者を段階的に設定。
•閲覧ログ確認：誰が、いつ、どの資料を閲覧したかを記録・確認。
•差替管理：会議直前の資料修正や追加資料の配布履歴を管理。
•ステータス管理：配布前、配布済み、閲覧済み、会議終了後のアーカイブなど、資料の状態を一元管理。
•Q&A管理：LPや社外取締役、監査役からの質問・回答を資料と紐付けて記録。

【対象となる主な資料】

本テンプレートでは、次のような重要会議資料を想定しています。

•取締役会資料：取締役会議案書、決議事項一覧、報告事項資料、議事録（案）
•投資委員会資料：投資案件概要、バリュエーション資料、投資方針・リスク評価資料
•LP向け資料：四半期・年次報告書、ポートフォリオ評価資料、ファンド運用状況報告
•財務資料：決算書、財務諸表、キャッシュフロー計画、予算・実績対比資料
•監査資料：内部監査報告書、監査法人対応資料、内部統制関連文書
•契約資料：投資契約書、LP契約書、業務委託契約書、秘密保持契約書
•リスク関連資料：コンプライアンス報告書、訴訟・紛争関連資料、リスク管理方針

【想定利用シーン】

本テンプレートは、金融・ファンド業界における以下のような場面での活用を想定しています。

•定期取締役会において、取締役・社外取締役・監査役へ資料を配布し、閲覧状況を記録・管理する場面
•投資委員会で未公開の投資案件情報を委員会メンバーに限定開示し、審議フェーズに応じて開示範囲を段階的に管理する場面
•国内外のLP（出資者）へ四半期・年次の運用報告資料を共有し、閲覧権限や配布状況を管理する場面
•年度監査や内部統制対応において、監査法人や外部顧問へ必要な資料のみを安全に共有する場面
•取締役会直前の資料修正や差替が発生した際に、最新版の配布状況と履歴を一元管理する場面
•社外取締役や監査役からの質問・確認事項を資料と紐付けて記録・管理する場面
•ファンド清算や事業承継時に、重要会議資料の保管・アーカイブ・引き継ぎを行う場面

【リーガルテックVDRによる支援】

本テンプレートの運用を支援するプラットフォームとして、リーガルテック株式会社が提供するM&Aプラットフォーム「リーガルテックVDR」が活用できます。

リーガルテックVDRでは、取締役会資料・投資委員会資料・LP向け報告資料などの機密資料を、関係者ごとに設定した閲覧権限のもとで安全に共有できます。資料の閲覧・ダウンロード・印刷の可否をフォルダ・ユーザー単位で細かく設定でき、誰がいつどの資料を閲覧したかの記録が自動的に蓄積されます。

また、会議直前の資料差替や追加開示にも対応しており、版管理と配布記録を一元管理できます。社外取締役・監査役・LPなど外部関係者との情報共有においても、開示範囲をコントロールしながら運用できるほか、Q&A機能を活用することで、資料に紐付いた質問・回答の記録管理にも対応可能です。

【今後の展開】

リーガルテック株式会社では、金融・ファンド向けを含め、医療機器・製薬・バイオ・化学・素材・半導体・IT・SaaS・不動産・建設・エネルギー・インフラ・大学・研究機関など、幅広い業界を対象とした業界別・用途別のワークフローおよびテンプレートを順次拡充していく方針です。

M&A・デューデリジェンス、資金調達、IPO準備、監査・内部統制、共同研究・共同開発、ライセンス交渉、訴訟・紛争対応など、企業が直面する多様な実務局面において、資料管理・情報共有・意思決定を支援するメニューを継続的に整備していく予定です。